ALACA KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
T.C
ALACA KAYMAKAMLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
T.C.
ALACA KAYMAKAMLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
1- AMAÇ:
Bu Yönergenin amacı; Alaca İlçesinde Kaymakam adına imzaya yetkili makamları belirlemek, görevlerin hukuka ve mevzuata uygun olarak, yetki-sorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle görev ve hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek, kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, iş birliğini ve bütünlüğü sağlayarak zaman, iş gücü ve kaynak israfını önlemektir.
2- KAPSAM:
Bu yönerge; 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer Kanunlar uyarınca Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı veya görev ilişkili olarak hizmet yürütmekte olan daire, birim ve kuruluşların yapacakları yazışmalarda ve yürütecekleri işlemlerde, Kaymakamlık adına imza yetkisinin kullanılma şekli ve şartlarını kapsam içine alır.
3. HUKUKİ DAYANAK:
Bu yönerge;
3.1.5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
3.2. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
3.3. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
3.4. 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
3.5. 4483 sayılı Devlet Memurları ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun,
3.6. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun,
3.7. 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi,
3.8. 2 Sayılı Kadro ve Usulü Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi,
Sayfa 1/15
3.9. Valilik ve Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği,
3.10. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslara ilişkin Yönetmelik
3.11. "Çorum Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi" hükümleri uyarınca hazırlanmıştır.
4. TANIMLAR
Bu yönergede yer alan deyimlerden,
4.1. Kaymakamlık : Alaca Kaymakamlığını,
4.2. Kaymakam : Alaca Kaymakamını,
4.3. Yazı İşleri Müdürü : Alaca Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürünü,
4.4. Birim : Bakanlıklar ile Bağlı Kuruluşlarının İlçe Kademesindeki Kamu Kurum ve Kuruluşları, Mahalli İdareleri,
4.5. Birim Amiri : Birimlerin en üst yöneticilerini,
4.6. Dilekçe: Yetkili bir makama sunulan ve veya elektronik ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu ile ilgili istek ve şikayetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı müracaatı,
4.7. Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
4.8. Elektronik Ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,
4.9. Evrak: İl ve ilçelerden gönderilen hizmetler, yapılan iş, işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruşlarının kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,
4.10. Güvenli Elektronik İmza: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre; münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğini ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
Sayfa 2/15
Resmî Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,
Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belgeleri,
Yazışma: Yazılı veya elektronik ortamda yapılan yazışmaları ifade eder.
5. YETKİLİLER:
5.1. Kaymakam
5.2. Birim Amirleri
6. İLKELER VE USULLER:
6.1. Yetki devri ile edinilen yetki devredilmez.
6.2. Her yetkili, kendi üstlerinin bilmesi gereken konulan takdir edip, üstüne zamanında bildirmekle yükümlüdür.
6.3. "Koruyucu Güvenlik Yönergesi" esasları hassasiyetle tatbik olunacak, personel, bina ve belge güvenliği sağlanacaktır.
6.4. Kaymakam İlçenin tümü ile birim amirleri ise kendileri ile ilgili olarak bilme hakkını kullanırlar.
6.5. Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır.
6.6. Kaymakamlık ve diğer makamlar arasında yapılacak yazışmalarda, imza yetkisinin kullanmada ilke, hitap edilen makamın seviyesi ile birlikte konusunun kapsam ve önemine bağlıdır.
6.7. Yazılar hiyerarşik düzen içerisinde bütün ara kademe memur ve amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz.
6.8. Birim amirleri birimlerinden çıkan bütün yazılardan sorumludurlar.
Sayfa 3/15
6.9. Birimler, kendi içlerinde ve İl Müdürlükleri ile teknik ve muhasebata dayalı konularda bu yönergede belirlenen ilkeler ve yetki doğrultusunda yazışma yapabilirler.
6.10. Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Bilahare yetkiliye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verilir.
6.11. Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf blokuna, koordinasyonun temini bakımından ilgili birim amirinden paraf alınır.
6.12. Birim amirlerinin adlarına gönderilen yazılar, Kaymakam tarafından imza edilir.
6.13. Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar birim amirleri tarafından bizzat Kaymakamın imzasına sunulur. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar makam sekreterine teslim edilir.
6.14. Yazıların ilgili olduğu birimde hazırlanması ve oradan gönderilmesi asıldır. Ancak acele ve gerekli görüldüğü hallerde Özel Büroda hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birime gönderilir.
6.15. Yazılar ekleri varsa evveliyatına ait yazı ve dosyası ile beraber imzaya sunulur.
6.16. Ekler başlıklı, ek numaralı ve tasdikli olur, imzaya sunulan yazılarda paraf blokunun bulunduğu nüsha en üste gelecek şekilde, imza yerleri açıkta olarak kartona yerleştirilir.
6.17. Dilekçe ile başvurmalar: Vatandaşlar, Anayasamızın 74. Maddesi ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının kullanılmasına dair kanun ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca, kendileri ya da kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında yetkili makamlara başvurma hakkına sahiptirler. Bu nedenle, vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikayetlerine Kaymakamlık Makamı daima açıktır. Kaymakamlıkça başvurularla ile ilgili olarak, aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür. Dilekçelerin Kaymakamlıktan havale edilmesi şartı aranmayacaktır. Buna göre,
6.17. a) Bütün birim amirleri, kendi konuları ile ilgili başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus, mevcut bir durumun beyanı veya kanuni bir durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirmeye yetkilidir. Bunlar dışında tasarrufa müteallik konular ya da şikayet ve soruşturmayı kapsayan dilekçelere ilişkin havale ve cevaplar kaymakam tarafından imzalanacaktır.
Sayfa 4/15
6.17. b) Doğruca, Kaymakamlık Makamına yapılan yazılı başvurularda, Bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde, İşlemler Bürosunda kaydı yapılıp ilgili kuruluşun adı dilekçe üzerine yazılmak suretiyle dilekçenin ilgili daireye gitmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonuç dilekçe sahibine yukarıda belirtilen hususlar çerçevesinde en geç 30 gün içinde yazılı olarak bildirilecektir.
6.17. c) Basında (Yerel, Ulusal, Yazılı ve Görsel Basın) çıkan ihbar, şikayet ve dilekçeler ilgili birim amiri tarafından, herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan doğruya veya Kaymakamın uyarısı üzerine dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda Kaymakama bildirilecektir. Basına gönderilecek cevap şekli Kaymakam tarafından takdir olunacaktır.
7. EVRAK HAVALESİ - GELEN YAZILAR:
7.1. Çok Gizli, Kişiye Özel Yazılar ve Şifreler kaymakam tarafından havale edilecek ve Özel Büroda kaydı tutulacaktır.
7.2. Kaymakamlık Makamına gelen diğer bütün yazılar, Kaymakamlık Evrak Bürosunda açılacak, ilgili memur tarafından gideceği yere havalesi yapıldıktan sonra kaydı yapılacak, Kaymakam tarafından havale işlemi yapıldıktan sonra, İlçe Yazı İşleri Müdürünce ilgili dairelere sevk edilecektir.
7.3. Birim Amirleri kendilerine doğrudan gelen evrak arasında Kaymakamın görmesini gerekli buldukları evrak hakkında derhal Kaymakama bilgi verecekler ve talimatını alacaklardır.
İKİNCİ BÖLÜM
İMZA YETKİLERİ
8. KAYMAKAMIN İMZALAYACAĞI YAZILAR:
8.1. Mer'i Mevzuatın bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını gerekli gördüğü konular,
8.2. Vali ve Vali Yardımcısı imzası ile gelen yazı cevapları ile Valiliğe sunulan Kaymakamlık görüş ve tekliflerini içeren yazılar,
8.3. Valiliğin bilgisi dahilinde basına verilecek haber bültenleri,
Sayfa 5/15
8.4. Kadro ve ödenek talepleri ile ilgili yazılar,
8.5. Kaymakamlıkça yayınlanacak direktif ve genelgeler,
8.6. Siyasi partilerle ilgili işlemler.
8.7. Prensip, yetki ve uygulaması devam eden usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
8.8. Birim Amirlerine ve gerektiğinde diğer personele taltif ve ceza maksadı ile yazılan yazılar.
8.9. Halk sağlığı, bulaşıcı hastalıklar, çevre sorunları ve hayvan sağlığı ile ilgili yazılar,
8.10. Birimlerden gelen tekliflere verilecek cevaplar,
8.11. Disiplin soruşturmalarının başlatılması, disiplin amiri sıfatı ile savunma istem ve ceza yazıları, görevden uzaklaştırma, göreve iade ve 4483 sayılı kanuna göre ön inceleme araştırma yapılmasına ilişkin yazılar,
8.12. 5442 sayılı Kanunun 31. maddesinin (f) fıkrası uyarınca, İlçede teşkilatı ve görevli memuru bulunmayan kamu hizmetlerinin yürütülmesi için gerekli daireyi belirtme yazıları,
8.13. İlçe dışına kamu araç ve memur görevlendirmeleri,
8.14. İlçe yatırım teklifleri ile sanayi ve tarımsal üretimi ilgilendiren konular ile ilgili yazılar,
8.15. Valilik Postasının havalesi, her türlü şikayeti içeren ve Kaymakamın takdirini gerektiren dilekçelerin havalesi ve bu dilekçelere verilen cevaplar,
8.16. Kamu görevlilerinin asli Devlet Memurluğuna alınmada İl'e teklif (Görüş) yazıları,
8.17. Şifreli ve çok gizli, gizlilik dereceli yazılar ile kişiye özel kayıtlı veya ismen gelmiş yazılara verilecek cevaplar,
8.18. Haber alma, genel güvenlik ve Milli güvenlik ile ilgili yazışmalar,
8.19. İlçe sınırları içerisinde huzur ve güvenliği, kişi dokunulmazlığının ve kamu esenliğinin sağlanması açısından önem taşıyan olaylarla ilgili yazılar,
8.20. Toplu iş sözleşmesi, grev ve iş hayatına yönelik konularla ilgili yazılar,
8.21. Yargı organları ile Askeri Makamlara yönelik işlem ve uygulama teklifleri ile bu yoldaki taleplerin cevaplandırılması ile Yargı Mercilerine herhangi bir konuda Kaymakamlık görüş ve önerilerinin bildirilmesine ilişkin yazılar,
Sayfa 6/15
8.22. İdari Yargıya Kaymakamlık tarafından açılan dava dilekçeleri ile verilecek savunma yazıları,
8.23. İlçe Yatırım, Planlama ve Koordinasyon Kurulu çalışmalarına ilişkin genelge, emir ve üst makamlara yönelik öneri ve talepler ile yatırım harcamalarına ilişkin olarak ilgili makamlara yazılan yazılar,
8.24. İlçe içinde Kaymakamlığa bağlı birimlere taltif, tenkit veya ceza maksadı ile yazılan yazılarla, aynı birimlerden gelecek önemli tekliflere verilecek cevaplar,
8.25. İlçe içinde birimlerdeki personel, Belediye Başkanları ve Muhtarlarla ilgili ihbar ve şikayetler nedeni ile üst makamlara yazılan yazılar,
8.26. Üst Makamlardan herhangi bir konunun incelenmesi ve soruşturulması için Müfettiş talebi ile ilgili yazılar,
8.27. İlçe Topyekûn Savunma, Seferberlik ve Savaş Hazırlıkları Planlama ve Koordinasyon Kurulu ile ilgili yazışmalar,
8.28. Devletin Hüküm ve Tasarrufu altında Hazinenin özel mülkiyetinde bulunan taşınmazların, bir amaca tahsisi ile ilgili yazılar,
8.29. İlçedeki Yerel Yönetimlerin kararlarının uygulanmasına ilişkin emirler,
8.30. Tenkit yazıları ile bunlara verilecek cevap yazıları,
8.31. Valiliğin bilgisi dahilinde Kaymakamlık adına yapılacak Radyo ve Televizyon konuşma metinleri, basın ve TRT'ye yapılacak yazılı açıklamalar,
8.32. Kaymakamlıkça yayınlanacak genel emir, yönerge ve yasaklama, kısıtlama ve önemli düzenlemeleri getiren diğer yazılar,
8.33. Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerle doğrudan Kaymakama bırakılmış yazılara ilaveten Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü diğer yazılar ve 3091 sayılı Kanunun uygulanmasına yönelik kararların imzalanması,
8.34. Üniversite Rektörlükleri, Bölge Müdürlükleri ve diğer İl Valiliklerinden gelen yazılardan, bir hüküm ifade etmeyen, yaptırım niteliği taşımayan istatistiki bilgiler hariç tüm yazışmalar,
Sayfa 7/15
8.35. 5442 sayılı kanunun 31. Maddesi gereğince İlçede çalışan kamu personelinin çalıştığı birimler dışındaki kurumlarda veya personelin çalıştıkları birimler dahilinde bir yıl içerisinde 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na göre 6(altı) aya kadar ilçe içi geçici görevlendirmeler,
8.36. Yukarıda sayılan iş ve işlemlere benzer yazılar.
9. KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI YAZILAR:
9.1. Mer’i Mevzuatın bizzat Kaymakamın onayı ile yapılmasını gerekli gördüğü konular,
9.2. Memurların ve kamu araçlarının ilçe dışına geçici görevlendirilmeleri,
9.3. Av Tezkeresi ve ruhsatname onayları,
9.4. İlçede umuma mahsus yerlerin açılmasına ve mevzuata aykırı durumların tespiti halinde kapatılmasına ilişkin onaylar,
9.5. Teşkilatı veya görevli memuru bulunmayan işlerin yürütülmesine ait hizmetlerin, yakın ilgisi bulunan herhangi bir Şube Başkanlığından istenmesi ile daire ve müesseselerde çalışan uzman veya fen kollarına dair memur ve müstahdemlerden asli vazifelerine halel gelmemek şartıyla genel ve mahalli hizmetlere ait işlerin görülmesinin istenmesine ilişkin onaylar,
9.6. Kamu konutlarını işgal edenler hakkında zorla boşaltma kararına ilişkin onaylar,
9.7. Öğrencilerin ve spor ile ilgili faaliyet ve görev gereği İlçe dışına gidecek kamu görevlilerinin izin ve araç onayları,
9.8. İlçeye bağlı Köy ve Mahalle Muhtarlarının izinleri, vekil görevlendirilmesi onayları,
9.9. Birim Amirlerinin yerine vekaleten görevlendirme onayları,
9.10. 2911 sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu ile ilgili onaylar,
9.11. 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu'na göre, Memurların kurumlardaki görevlerinin ve görev yerlerinin değiştirilmesi, vekalet ve ikinci görev verilmesi, geçici görevlendirmeler, disiplin soruşturmalarının başlatılması, görevden uzaklaştırma, göreve iade ve 4483 sayılı Kanuna göre alınacak Ön İnceleme onayları,
9.12. Hizmet içi eğitim ve daireleri kendi içlerindeki denetleme programına ilişkin onaylar,
Sayfa 8/15
9.13. Kaymakam başkanlığında komisyon oluşturulmasına ilişkin onaylar,
9.14. İlçe Tüzel Kişiliği adına mukavele akdi, vekalet verilmesine ve vekil tayini onayları,
9.15. Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerinin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararlarının onaylanması,
9.16. Belediye, Birlik ve Köy bütçelerinin onaylanması,
9.17. Öğretmenlerin vekil, Müdür vekilliği ve İlçe içinde personel geçici görevlendirmek ve Müdür yetkili öğretmen olarak görevlendirilmelerine ilişkin onaylar,
9.18. Kamu görevlilerinin derece, terfii ve özlük hakları onayları,
9.19. İlçe de görevli kamu kurum ve kuruluşlarındaki birim müdür ve amirleri ile karakol komutanlarının yıllık izin, mazeret ve sağlık izinleri ile ilçede görevli kadrolu ve sözleşmeli kamu personelinin mazeret izni ve sağlık izni onayları,
9.20. İdari Para Cezalarının yazıları ve onaylanması,
9.21. Yukarıda sayılan iş ve işlemlere benzer önerilerin onaylanması,
10. BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR:
Birim Amirleri; Kaymakam adına dairelerinin yürüttüğü iş ve hizmetlerin azami tasarrufa uyularak verimli, hızlı ve kaliteli şekilde gerçekleştirilmesini temine çalışır, her türlü izleme ve denetleme yetkilerini kullanırlar,
Bu amaçla;
10.1. Birim Amirleri, memurlarının iş bölümünde görev alanlarına giren konularla ilgili hizmet ve işlemlerini baştan sona kadar yürütüp sonuçlandırılmasını izler ve denetlerler.
10.2. Birim Amirleri, görev esnasında birbirleri ile verimli ve olumlu iş birliği içinde bulunurlar.
10.3. Kendilerine bağlı birimlerle ve ilgili komisyon ve komitelerin sekreterliğini yapar, zamanında toplanmalarını ve alınan kararların uygulanmasını sağlarlar.
Sayfa 9/15
10.4. Kendilerine bağlı birimlerde iş disiplinine ve mesai saatlerine, dairelerde düzen, tertip ve temizliğe uymayı sağlarlar, hizmet ve iş akımında görülen tıkanmaları ve darboğazları giderirler.
10.5. Kamu personelinin kılık ve kıyafetlerini, tutum ve davranışlarını 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'na ve kurumların, varsa özel mevzuatlarına ve yönetmeliklerine göre denetler, aykırı hareketleri olanlar hakkında gereğini yaparlar.
10.6. Birim amirleri kendi aralarında bir hüküm ve karar ifade etmeyen, yaptırım niteliği taşımayan, bir hakkın kazanılması veya kaybını içermeyen yazılarla yazışma yapacaklardır.
Buna göre;
10.6. 1) Kaymakamlıktan gelen, Kaymakamın incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan genelge, genel emir, prensip emirleri ve yazıların alt birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar,
10.6. 2) Bir dosyanın tamamlanması bir işlemin sonuçlandırılması için belge veya bilgi istenmesine ilişkin yazılar,
10.6. 3) İlçe içinde Kaymakamlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar,
10.6. 4) Kaymakam tarafından birimlere havale edilen başvurma dilekçelerinin veya direkt olarak birimlere verilen dilekçelerin (maddi olay ve durumların kaydına belirlenmesine veya bilinmesine ilişkin dilekçeler doğrudan doğruya ilgili kuruluşlara verilecektir.) İncelenmesi veya bilgi istenmesi için yazılan yazılar,
10.7. Tip formlarla bilgi alma ve bilgi verme niteliğinde olan Kaymakamın katkısına ihtiyaç duyulmayan yazılar,
10.8. Kaymakamın imzalayacağı yazıların parafı,
10.9. Hesaba ve teknik hususlara ilişkin olarak sıralı üst, eş ve alt birimlere yazılan yazılar,
10.10. Birim amirlerince izin verilecek personelin aldığı yıllık, 5 güne kadar mazeret ve hastalık izinleri ile ilgili ayrılış ve bitiminde, göreve başlayışların ilgili makam ve mercilere duyurulmasına ilişkin yazılar,
Sayfa 10/15
10.11. Kurumların belli dönemlerde Bakanlıklara veya diğer üst makamlara mutat olarak gönderecekleri istatistiki bilgilere ait çizelge ve yazılar,
10.12. Yıpranan demirbaş defterlerinin yenilenmesine ve düşümüne ilişkin onay ve yazışmalar,
10.13. Yetkili mercilerden alınacak karar ve onayların oluşması için muhatap daireye direktif niteliği taşımayan bir iş yetkisi ve sorumluluk yüklenmemesi kaydıyla gerekli bilgi ve belgelerin toplanmasına, bir noksanlığın tamamlanmasına dair yazılar,
10.14. Yanlış gelen bir yazının ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar,
10.15. Onaylar hariç olmak üzere Taşınır Mal Yönetmeliğine ilişkin yazılar,
11. BİRİM AMİRLERİNE VERİLEN YETKİLERE İLAVETEN
Bu yönergede birim amirlerine verilen yetkilere ilaveten, İlçe Jandarma Komutanı, İlçe Emniyet Müdürü, İlçe Malmüdürü, İlçe Yazı İşleri Müdürü, İlçe Nüfus Müdürü ve İlçe Milli Eğitim Müdürüne aşağıda belirtilen hususlarda özel yetki devrinde bulunulmuştur.
11.1. İlçe Jandarma Komutanına Devredilen Yetkiler:
11.1.1. Düğün, sünnet ve benzeri eğlencelerin müsaadeleri ile ilgili dilekçelerin doğrudan kabulü ve havalesi.
11.1.2. Yivsiz av tüfeği ruhsat evraklarının doğrudan kabulü ve havalesi ile satın alma yetki belgesinin imzalanması,
11.1.3. Köy ve Kır Bekçisi ile ilgili iş ve işlemler.
11.2. İlçe Emniyet Müdürüne Devredilen Yetkiler:
11.2.1. Düğün, Sünnet ve benzeri eğlencelerin müsaadeleri ile ilgili dilekçelerin doğrudan kabulü ve havalesi,
11.2.2. Yivsiz av tüfeği ruhsat işlemleri evraklarının doğrudan kabulü ve havalesi ile satın alma yetki belgesinin imzalanması,
11.2.3. Resmi çalışma zamanları dışında aciliyeti bulunan hallerde sağlık birimlerinden gelen ilçe dışına sevklerde personel görevlendirilmesi işlemleri,
Sayfa 11/15
11.3. İlçe Mal Müdürüne Devredilen Yetkiler:
11.3.1. 6183 sayılı Kanunun 4108 sayılı Kanunla değişik 14. Maddesi ve 64. Maddesine göre Haciz varakalarının imza işleri,
11.3.2. Mal Müdürlüğü'nün her türlü alacakları ile ilgili yapılacak yazışmalar
11.4. İlçe Yazı İşleri Müdürüne Devredilen Yetkiler:
11.4.1. 3091 sayılı Kanunun uygulanması ile ilgili hazırlık ve ödeme evrakları,
11.4.2. İlçe İdare Kurulu toplantısında görüşülecek, Askerlik kararlan vb. evrakların kurula havalesi,
11.4.3. Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı durumlarda, Kaymakamın ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda derhal bilgi verilmesi şartı ile özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazıların ve dilekçelerin havalesi,
11.4.4. Bankaların para nakli için güvenlik talep yazılarının havalesi,
11.4.5. Tüketici Sorunları Hakem Heyeti Başkanlığı, Başkanlık tarafından yapılan yazışmalar ve gelen evrakların havalesi,
11.5. İlçe Nüfus Müdürüne Devredilen Yetki:
Nüfus İşleri ile ilgili olarak yapılan başvurulan kendi birimlerine havale edecektir.
11.6. İlçe Milli Eğitim Müdürüne Devredilen Yetkiler:
11.6.1. Öğretmenlerin ve diğer personelin sportif temaslar, gezi ve benzeri amaçlar için İlçe içinde görevlendirilmesine ilişkin görev ve araç görevlendirme onayları.
11.6.2. İlköğretim ve Orta dereceli okulların İlçe içi gezi onayları.
11.6.3. İlçede yapılan her türlü yarışma onayları ve bunlara ilişkin yazılar.
Sayfa 12/15
11.6.4. Şahıs emeklilik işlemleri, emekliye ayrılanların aylık durumlarının bildirilmesine ilişkin iş işlemler.
11.6.5. Sicil, Özlük, Kültür, hesap işleri, göreve başlama ve ayrılma ile ilgili iş ve işlemler.
11.6.6. Okul Müdürleri, Şube Müdürleri ve diğer personelin yıl1ık izin onayları
12. UYGULAMA:
12.1. Kaymakamın Başkanlık edeceği kurulların toplantı gündemi en az bir gün önce ilgili birim amiri tarafından Kaymakama arz edilecektir.
12.2. Kaymakam devrettiği tüm yetkileri bizzat kendisi kullanacağı gibi geri de alabilir.
12.3. İmza yetkileri yönergesi zaman zaman uygulama biçimi itibarı ile gözden geçirilecektir.
12.4. İmza yetkileri yönergesi ile belirlenen bir hükme aykırılık halinde evrak sıralı amirlerce iade edilecektir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
YAZIŞMA USULÜ VE YÜRÜRLÜK
13. YAZIŞMA USULÜ:
13.1. Yazışmalar 09.06.2020 tarih ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanlığı kararı ile yayınlanan "Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" a göre yapılacaktır. Resmi yazışma kurallarına uygun olmayanlar iade edilecektir.
13.2. Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecek.
13.3. Kaymakamın onayına ve imzasına sunulacak yazılarda daire amirinin paraf ve imzası alınacaktır.
13.4. Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılacaktır. Altına ortalanarak tarih yeri hazırlanacak, imza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harflerle yazılıp altına ortalanarak makamın unvanı küçük harflerle yazılacaktır.
Sayfa 13/15
Onaylarda “Onay", “Uygundur", “Muvafıktır” gibi değişik deyimler yerine, her onay için (OLUR) deyimi kullanılacaktır. Onay yazılarının sonu "Müsaadelerinize", “Bilgilerinize” “Tasviplerinize", Tensiplerinize" gibi değişik deyimler yerine (Olur'larınıza arz ederim) şeklinde bitirilecektir.
OLUR
.../…../….
Adı ve SOYADI
Makam Unvanı
14. SORUMLULUK:
14.1. Bu Yönerge sıralı Amir ve memurlara imza karşılığında okutularak bir örneği birim amirlerinin masasında uygun bir dosya içinde bulundurulur.
14.2. Birim Amirleri görevli olmak kaydıyla İlçe Merkezinden ayrılacaklarında önceden mutlaka Kaymakamı sözlü olarak bilgilendireceklerdir.
14.3. Kaymakamın imzasına sunulacak yazılar imza kartonuna konulmak suretiyle gerek makam sekreterinin ve gerekse evrak bürosuna teslim edilen yazılar imzadan çıktıktan sonra ilgili birimlerin bu iş için görevlendirilenleri tarafından teslim alınır.
14.4. Birim Amirleri birimlerinde işlem görev ve çıkarı yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden sorumludur.
Sayfa 14/15
14.5. Tekit yazılan, yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilen birimlerde birim amirleri sorumludur.
15. YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR:
Bu yönergede sayılmayan tasnif ve tarif edilmeyen hususlarda genel hükümlere göre işlem yazılır. Tereddüt hallerde Kaymakamın görüşüne göre hareket edilir.
16. KALDIRILAN HÜKÜMLER:
Alaca Kaymakamlığının imza yetkileri konusunda bugüne kadar yayımlanmış olduğu imza yetkileri yönergeleri ile ek ve değişikliklerin tamamı yürürlükten kaldırılmıştır.
17.YÜRÜRLÜK:
Bu Yönerge Alaca Kaymakamı tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğü girer.
18.YÜRÜTME:
Bu Yönergeyi Alaca Kaymakamlığı yürütür.
Engin TOK
Kaymakam
Sayfa 15/15
